prosessit
Alla seuran prosesseja:
| TFS jäseneksi liittyminen (sihteeri Pentti, talous Harri, netti Juha A) |
| Sihteerin sähköpostitunnus (sihteeri@tampereenfilatelistiseura.fi) saa liittymisen nettisivuilta, tai vaihtoehtoisesti sähköpostilla tai paperilla. |
| Sihteeri käy mahdollisen viestinnäin liittyjän kanssa, jos puuttuu syntymäaika tai on muuta epäselvää. |
| Sihteeri laittaa nettivastaavalle liittyjän tiedot. Mm. jäsennumero, joka tulee sihteeriltä. |
| Sihteeri on pyytänyt tai nettivastaava pyytää talousvastaavalta viitenumeron jäsenmaksua varten. Tarvitaan myöhemmin. Viitenumeroita käytetään myös siksi, että tällaiset maksut ovat seuralle edullisempia vastaanottaa. |
| Liittymistiedoissa myös se liittyykö uusi jäsen liittoon. |
| Nettivastaava lisää jäsenen ensin henkilörekisteriin, jos ei löydy valmiiksi. |
| Nettivastaava lisää jäsenelle sitten kerhojäsenyyden TFS:ään, kohdassa jäsenyydet, tai ”aktivoi” jos löytyy jo vanha TFS jäsenyystieto. |
| Jäsenyyteen merkitään liittymispäivä, jäsennumero, laskutuksen viitenumero, saako henkilölle laittaa virallisen viestinnän sähköpostilla. |
| Liiton jäseneksi liittäminen, jos henkilö ylipäätään liittyy liittoon |
| Kun nettivastaava on merkinnyt henkilön seuran rekisteriin hän laittaa tiedon sähköpostilla liittoon esim.: |
| Aerikkala Juha 645 (tällä hetkellä henkilörekisterissä kolmenumeroinen luku) liittyy liiton jäseneksi |
| Sähköposti lähetetään osoitteeseen sfff@filatelisti.fi |
| Liittoa ei tiedoteta jos jäsen ei liity liittoon. |
| Vain liiton jäsen? |
| Voi joku olla vain liiton jäsen. |
| Liittyminen sivulla www.filatelisti.fi |
| Seurasta eroaminen |
| Tieto tulee sihteerille jotain kautta. |
| Sihteeri laittaa tiedon jäsenrekisteriin (merkitsee eroamis päivä ja rekisteri laittaa automaattisesti passiiviseksi kun eroamispäivä on käsillä tai ohitettu. Rekisterin muokkausoikeudet myös nettivastaavalla. |
| Liitosta eroaminen |
| Henkilö laittaa itse sähköpostin osoitteeseen sfff(a)filatelisti.fi . |
| Ei ole TF:n asia ollenkaan. Toki seura voi tässä auttaa poikkeustapauksissa mutta parempi, että asia (ja liittyvät sähköpostit) tallessa itse henkilöllä. |
| Tiedot keräilyalueesta TFS:n nettisivuille, tai poisto (https://www.tampereenfilatelistiseura.fi/jasenien-kerailyalueita/) |
| Tämä muutos nettisivuille vain jos jäsen sen erikseen pyytää osoitteesta netti@tampereenfilatelistiseura.fi |
| Keräilyalueet eivät siirry sivuille automaattisesti esim. jäsenhakemuksesta. |
| Tiedot poistuvat sivulta jos sihteeri ilmoittaa esim. jäsenyyden päättymisen yhteydessä asian nettivastaavalle. |
| Jäsenkirje 1/202X – kesän kirje seuraavan syksyn ohjelmasta (+ vapaaehtoinen kannatusmaksu – on tiettävästi viestinnästämme poistunut) |
| Nettivastaava ottaa jäsenlistan jossa aktiiviset jäsenet, kenelle sähköpostilla, kenelle kirjeenä |
| Esimerkiksi nettivastaava voi lähettää sähköpostin kaikille osoitteesta netti@tampereenfilatelistiseura.fi |
| Esimerkiksi nettivastaava voi tulostaa ”loppujen” tarrat |
| Jäsenkirje 2/202x – ”joulukuun” kirje seuraavan kevään ohjelmasta ja jäsenmaksusta (+ vapaaehtoinen kannatusmaksu – on tiettävästi viestinnästämme poistunut) |
| Nettivastaava ottaa jäsenlistan jossa aktiiviset jäsenet, viitenumerot, kenelle sähköpostilla, kenelle kirjeenä |
| Jarkko Leppänen voi lähettää Exceliä käyttäen automaattisesti kirjeet oikean viitenumeron kera. |
| Voi lähettää joku muukin jolla on henkilökohtainen Outlook-tili josta voi postin lähettää? On kuulemma helppo. |
| Esimerkiksi nettivastaava voi tulostaa ”loppujen” tarrat |
| Lopuille kirjeen tulostus viitenumeroineen käsin. Talkoot, pj tai sihteeri tai joku vapaaehtoinen. |
| Office paketilla tai LibreOfficella automatisoitavissa kaikki viitienumerolliset kirjeiden lähetykset sekä paperilla tai sähköpostilla. |
| Tarrojen tulostaminen niille jotka eivät halua virallista viestintää sähköpostilla (tieto jäsenrekisterissä) |
| Nettivastaava voi tehdä tämän jäsenrekisteristä. |
| Muut laajalevikkiset sähköpostit seuran jäsenille |
| Nettivastaava voi tehdä listauksen jäsenrekisteristä ja lähettää sähköpostin osoitteesta netti@tampereenfilatelistiseura.fi |
| Tämän epävirallisen tai mahdollisen ”hätäviestinnän” voi tehdä kaikille sähköpostilla, vaikka ”kieltänyt”. |
| Tunnuksia jäsenrekisteriin rekisteri.sebacon.fi: |
| Pentti ja Juha A
Vuosikello: – Jäsenkirje, ohjelma syksystä – Juuri ennen kesäkaukoa tai heti sen jälkeen. Maksamattomien jäsenmaksuje karhukirjeet peilaten sen kuukauden jäsenrekisteriin jonka saa Juha A:lta – Jäsenkirje, ohjelma keväästä sekä jäsenmaksut |
| Kysymyksiä: |
| Vuodessa pääsääntöisesti kaksi kerhokirjettä.
Pitäisikö päättää mistä viikkonumerosta tai kuukaudesta alkaen jäseneksi liittyminen on ilmainen? Voiko olla sama kuin liitolla, ja mikä se on? |
| Pitääkö tänne avata joku muu meidän käytäntö? |
| Lähetä kopio vanhasta ja uudesta tekstistä, näin ei jää epäselväksi mikä osuus korvataan.
Otsikot ja tekstit voi lähettää osoitteeseen netti@tampereenfilatelistiseura.fi |
| Ja jos epäselviä asioita niin kierrätetään hallituksen sähköposteissa tai kokouksessa.
Maksut Liitolle ja kunniajäsenten puolesta Maksamme Liitolle 3 euroa jokaisesta jäsenestä, joka meillä on aktiivisena. Lisäksi maksamme Liitolle kunniajäsenten liittomaksut (~30€/kpl) emmekä peri heiltä seuran jäsenmaksua. |
